Når du vælger et nyt IT-system til din virksomhed, er det en klar fordel at investeringen kan betale sig. Det giver jo sig selv. Ved at anvende et nyt IT-system er der ofte fordele for medarbejderne. Det er oftest målet med investeringen. Andre målsætninger kan være at opnå mere datasikkerhed, eller undgå at medarbejdere anvender flere forskellige systemer til kundedata, ordrer, sager mv.
Medarbejdere kan ofte spare tid ved at anvende det nye system. De kan opnå færre rutineprægede arbejdsgange, at data er opdateret og evt. undgå at arbejde i flere systemer.
Samtidigt vil flere medarbejdere undgå at anvende papir til dokumenter, følgesedler, fakturaer mv. fordi disse vil ligge elektronisk i programmet.
Lavere papirforbrug
Ved at anvende sit ERP system til at sende fakturaer fra samt modtage dem, undgår man at anvende papir. Ligeledes kan følgesedler og ordrebekræftelser håndteres elektronisk fra programmet til kunden. Programmet er kodet til at kunne modtage fakturaer og andre dokumenter via f.eks. mail eller EAN elektronisk, og data i disse dokumenter scannes direkte til programmet, så medarbejdere undgår at taste det i programmet. Ikke mindst kan fakturaer og andre dokumenter sendes elektronisk fra programmet til kunder, leverandører, samarbejdspartnere mv.
Flere virksomheder vil derfor opleve at opnå et lavere papirforbrug end man normalvis vil anvende, og det er en klar fordel for miljøet.
Kan bruge tid på andre spændende opgaver
Når medarbejderne får et nyt ERP system, betyder det oftest at man sparer tid på nogle arbejdsprocesser. Oftest vil nogle processer nu foregå hurtigere ved, at man anvender ERP programmet og dets muligheder. Hermed vil nogle medarbejdere opleve at de får tid til andre og mere spændende arbejdsopgaver.
Ikke mindst kan nogle undgå at arbejde i flere systemer eller opleve at data ikke er opdateret.
Når organisationen modtager det nye system
Det kan oftest kræve mere tid fra udvalgte medarbejdere at implementere et nyt IT-system i virksomheden. Det kan f.eks. være en controller, bogholder eller økonomichef, som skal involvere sig i projektet med fokus på krav og ønsker til det nye system i forhold til, hvordan virksomheden håndterer debitorer, kreditorer, valuta, kontoplaner, momsgrupper, Intercompany mv. Her skal nøglemedarbejderen tage stilling til i samråd med ERP-konsulenterne, hvordan programmet skal sættes op, så det passer bedst muligt til virksomheden.
Desuden kan det være en fordel, at skiftet fra det gamle til det nye system varskos fra ledelsen til medarbejderstaben, så alle medarbejderne er forberedte på ændringen i den daglige arbejdsgang.
Ikke mindst anbefales det, at udvalgte medarbejdere modtager undervisning i programmet fra erfarne ERP-konsulenter, så de lærer programmet og dets mange muligheder. Hermed får virksomheden også bedre viden om programmet og kan med tiden se flere muligheder for procesoptimering for virksomheden. De udvalgte medarbejdere kan lære eksisterende og nye medarbejdere op i programmet, så de lærer at anvende programmet indenfor deres arbejdsområde.
Man kan også købe bøger om programmet for at lære mere om det eller deltage på webinarer eller se videoer, hvor erfarne ERP-konsulenter viser tips og smart funktionalitet i programmet med fokus på at kunne arbejde smartere og nemmere i ERP-programmet.